jueves, 14 de agosto de 2014

Cuentas Anuales.

La formulación y depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. ¿Quién tiene qué presentar las cuentas? Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas.

¿Qué plazo hay para presentar las Cuentas? La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban. El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5º del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 25 de Junio, el último día del plazo es el 25 de Julio.

¿Qué pasa si presento las Cuentas fuera de plazo? La presentación fuera de plazo, antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil. SI TRANSCURRE UN AÑO desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.

¿Hace falta legitimar la firma de la Certificación de aprobación de Cuentas? No, ya no hace falta, sea cual sea el formato en el que se presenten, e incluso aunque tuviera que presentar ejercicios anteriores, conforme a lo establecido en la Ley 25/2011 de 1 de agosto de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital, concretamente en su preámbulo y en la nueva redacción dada al art. 279 del citado texto legal.

¿Qué formas hay para presentar las cuentas? Según las páginas web de los Registros Mercantiles la presentación de las cuentas anuales, se puede efectuar de dos maneras, de forma telemática y de forma manual: en papel o en soporte digitalEn soporte papel, pueden descargarse gratuitamente los modelos oficiales desde esta Web (descargar); en soporte CD/DVD y por vía telemática (Manual de usuario para la presentación telemática de las Cuentas Anuales: la presentación telemáticas de las cuentas anuales). Se puede descargar gratuitamente el programa D2 desde la Web registradores.org. El teléfono de ayuda para los usuarios del programa es 902 201 200. NO SE PUEDEN PRESENTAR EN DISQUETE.

¿Qué documentos son los que hay que presentar? El mínimo a presentar, es de 9 documentos que son: Instancia de Presentación, Hoja de datos generales de identificación, Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Memoria, Informe Medio ambiental, Informe de Acciones/Participaciones Propias, Certificación de aprobación de Cuentas.

En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, el número de Documentos ascendería a 12. Son, además de los anteriores: Informe de Auditoría, Informe de Gestión, y el Estado de Flujos de Efectivo. Información presentada por las sociedades mercantiles. Modelos de certificación de aprobación cuentas anuales y otros impresos: MODELOS DE CERTIFICACIÓN PARA INCORPORAR EN LOS DEPÓSITOS DE CUENTAS.

Presentación Telemática Mixta: la tramitación de la presentación del depósito de cuentas se realiza de forma mixta; mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores se envía al Registro Mercantil el fichero.zip conteniendo el depósito, y en un momento posterior se deberá enviar por correo certificado o presentar en el Registro Mercantil, el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depósito), Instancia de Presentación, Huella Digital del depósito y el Acuse de Recibo de Presentación Telemática emitido por el Portal Web.

Presentación Telemática completa: la tramitación de la presentación del depósito de cuentas se realiza de forma íntegra mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores. Se envían al Registro Mercantil dos ficheros; el fichero.zip conteniendo el depósito y el fichero que contiene el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depósito). La Presentación Telemática es firmada por el representante mediante firma electrónica. En cualquier caso, lo primero que debemos hacer es incorporar a nuestra presentación el fichero.zip que contiene el depósito digital que deseamos enviar al Registro Mercantil, mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores.

Si vamos a realizar una presentación telemática relativa a un depósito de cuentas del Nuevo Plan General Contable podemos realizar una “Presentación telemática completa”. Para ello tras añadir el “fichero.zip”, podremos añadir a la presentación “El Certificado de Aprobación de Cuentas” (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depósito).

Recuerde que, en la Presentación Telemática completa la tramitación de la presentación del depósito de cuentas se realiza de forma íntegra mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores. En resumen, se envían al Registro Mercantil dos ficheros; el fichero.zip conteniendo el depósito y el fichero que contiene el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depósito). La Presentación Telemática es firmada por el presentante mediante firma electrónica.

Consejos para la presentación de las cuentas anuales de la empresa encontrados en el Grupo de Aeca en Linkedin: la opción telemática completa, que es donde hay que adjuntar escaneado el certificado de aprobación de cuentas, creo bajo mi opinión es más rápido y menos "engorroso", que NO hace falta que esté la firma legalizada por notario pero tiene que figurar la Huella generada en la legalización de los libros.

Hay algunos Registros (el de Madrid no por ejemplo) que te obligan a incluir en el acta de la junta la huella digital,o sea insertar en el documento escaneado los códigos alfanuméricos generados, pero depende del Registro que vayas a enviarlas unos lo exigen y otros no, el de Madrid no por ejemplo; el Registro Mercantil de Málaga si te exige que incluyas la huella en el certificado escaneado, la verdad no entiendo porque unos si y otros no, pero lo mejor es asegurarse si el Registro no es el de Madrid.

Otros profesionales han enviado todo telemáticamente, al Registro Mercantil de Tarragona, Barcelona y Madrid y no han tenido problemas, pero si que incluyen en el texto de la certificación de la junta las huellas, es decir los 26 dígitos que hay debajo del los códigos de barras de la certificación de los libros de diario y Balances.

La opción completa, adjuntando el Certificado del Acta de Aprobación de Resultados escaneado más la huella digital, es la más sencilla. En el Registro Mercantil lo admiten sin ningún problema. Es tan sencillo cómo escanear la Certificación en una carpeta de vuestro equipo y una vez dentro del programa D2, marcar la opción de formulario/presentación telemática completa y pulsar en la lupita para adjuntar la Certificación escaneada.

Es verdad que hay registros que obligan a que, bien en el certificado se incluya el código alfanumérico de la huella o bien dicha huella sea firmada por el administrado (caso del registro de Pontevedra), lo cual es bastante engorroso ya que al volver a escanear el nuevo certificado con el código se vuelve a generar otra huella digital, pero en el de Barcelona es muy fácil y cómodo ya que no exige tal requisito. Una vez obtenida la huella digital, hay que introducir el código alfanumérico en el certificado de la Junta General Ordinaria (en la que se aprueban las Cuentas Anuales y la distribución de su resultado).

Antes había que firmar la huella digital, escanearla e introducirla en el programa. Ahora hay que introducir el código de la huella digital en el certificado. Éste sí debe ir firmado por el administrador societario, debe escanearse y mandarse telemáticamente, una vez introducido el documento zip, en el proceso de presentación telemática completa. Es decir, obtenida la huella digital, el archivo informático de las CCAA ya no debe manipularse más; por tanto no es necesario ni abrir el programa D2, ni el privado que se esté usando. Sólo hay que introducir el código de la huella digital en la certificación, hacerla firmar, y escanearla.

Estamos inmersos en simplificaciones, que al resultar aún farragosas, y al tener nula permanencia (cada año cambia el proceso), causan innumerables deficiencias en el depósito de las CCAA. No olvidéis que los errores no son notificados de oficio, sino que hay que consultar el estado de la presentación. No se puede descuidar el control del estado de la presentación, toda vez que al Registro no le tiembla el pulso cerrando hojas registrales societarias. Incluso en los tiempos actuales, en que cada año el Registro impone novedades de fondo y forma, sin previo aviso y sin una campaña informativa eficaz.

Amigos, no se relajen, que el Registro, tarde, mal y costosamente, se está sacudiendo el polvo del anquilosamiento. A juzgar por los últimos 10 años, las curvas y cambios de rasante no han terminado, y amenaza tormenta. Para una buena higiene registral, animo a que todos compartáis experiencias a fin de prevenir y dejar la tónica mal sana a la que nos tienen acostumbrados, de curar. Saludos y feliz verano!

Fuentes: Grupo Aeca en Linkedin y Registro Mercantil de Madrid.