Control de gestión.

Cómo controlar tu negocio con el control de gestión y el control interno: si una empresa no dispone del adecuado sistema de control de gestión, tiene en peligro su supervivencia; las empresas que han tenido un adecuado sistema de control de gestión han podido anticiparse a los problemas, las que no ya sabemos dónde y cómo están, porque se han saltado las normas elementales y básicas de gestión. Han abusado de los créditos, han priorizado determinadas circunstancias personales y lo que es mucho peor no han profesionalizado ni en personas ni en tecnología sus empresas de la forma adecuada.

En definitiva un buen sistema de control de gestión permite medir la eficacia de todos los recursos de la empresa, no estamos hablando de alta tecnología ni de grandes inversiones sino de sentido común y prudencia, de dedicar esfuerzo y sacrificio, en una sociedad que desde hace años persigue a los empresarios y que no valora lo privado sino que prevalece lo público, la cultura del todo gratis, todo fácil es todo ello sin duda un torpedo directo a la línea de flotación del sistema de control de gestión.

La empresa tiene la necesidad y obligación de poder controlar la evolución de su actividad y más concretamente los resultados obtenidos, para ello es necesario que exista un sistema de control de gestión que permita poder medir, valorar e informar sobre el cumplimiento y evolución de los resultados previstos.

La empresa tiene que tener un sistema que le permita analizar su situación desde un punto de vista global, para ello se crea el sistema de control de gestión que permite unir todas las áreas y departamentos con un fin común que es, en definitiva, medir el resultado de una gestión respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.

El sistema de control de gestión es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa. Debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos.

Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión funcione es un requisito importante para poder evaluar el estado del mismo. El Controller o el responsable del control de gestión deben valorar cuál es el estado y la eficacia de los componentes del sistema de control de gestión. Además, las empresas están cambiando, la función de auditoría interna se transforma.

Hay que definir las funciones del responsable de control de gestión, evaluar el sistema de costes y de control presupuestario (¿Qué es un presupuesto?), verificar que el sistema de reporting facilita toda la información clave para el control de la actuación de los diferentes responsables, comprobar que dispone de un sistema de indicadores eficaz, analizar si dispone de un sistema de información que le sirve como guía para la toma de decisiones y el control de la consecución de objetivos.

Cálculo de los estados financieros previsionales: si se añaden a la situación inicial los flujos económicos y financieros contemplados en el presupuesto, podemos llegar a la formación de unos estados financieros previsionales, que podrían convertirse en reales si se cumplieran estrictamente las previsiones. Con todas las variables reflejadas en los estados financieros previsionales a la vista, podemos darnos cuenta de los posibles desequilibrios a que nos pueden conducir nuestras expectativas presupuestarias. Así, quizá podremos observar que el fondo de maniobra no es proporcionado a los recursos permanentes de la empresa, que nuestros objetivos de ventas y producción podrán ser más o menos ambiciosos, que nuestra política financiera (cobros y pagos al contado y plazos de vencimiento por las partes aplazadas) resultaría más eficaz si fuese distinta, etc.

Estos estados financieros previsionales son el Balance y la Cuenta de Resultados, que representan dos síntesis de la información, ya que nos dan una adecuada interpretación de la posición de los fondos económicos y financieros para cada periodo, así como también nos informan de los flujos acumulados en ese mismo periodo. También tenemos que hacer el presupuesto de tesorería (control sobre cash flow) y calcular el fondo de maniobra y el cash flow.

También es interesante tener alguna noción sobre el control interno, por eso, aquí os dejo un artículo en inglés sobre algunos aspectos a tener en cuenta para mejorar el control interno de la empresa, y por tanto, nos va a servir a su vez para mejorar el control de gestión.

Internal control includes risk assessment procedures and information processing, as well as monitoring activities, that is, how are activities monitored to make sure they are working as they are supposed to. Some internal controls are required by law or regulation, others are introduced at the organisation’s discretion.

El control interno incluye los procedimientos de evaluación de riesgo y el tratamiento de la información, así como las actividades de seguimiento, es decir, cómo son las actividades supervisadas para asegurarse de que están funcionando como se supone. Algunos controles internos son requeridos por ley o reglamento, otros se introducen a discreción de la organización.

Segregation of duties: which means that different people are responsible for different aspects of a process (e.g. when new asset is acquired, the authorisation of the purchase, the handling of the asset and recording the transaction in the accounts are all carried out by different individuals).

Segregación de funciones: lo que significa que diferentes personas son responsables de diferentes aspectos de un proceso (por ejemplo, cuando se adquiere nuevo activo, la autorización de la compra, el manejo del activo y el registro de la transacción en las cuentas se lleven a cabo por diferentes individuos).

Physical:  this relates to measures to secure the custody of assets (including security systems and inventory checks).

Física: esto se refiere a medidas para garantizar la custodia de los activos (incluidos los sistemas de seguridad y controles de inventario).

Authorisation and approval: this includes making sure that all transactions are approved by an appropriately responsible person.

La autorización y la aprobación: Esto incluye asegurarse de que todas las transacciones son aprobados por una persona debidamente responsable.

Arithmetic and Accounting: which is the proper recording of transactions and events in the organisation’s accounting records.

Aritmética y Contabilidad: que es el adecuado registro de las transacciones y eventos en los registros contables de la organización.

There are two main types of audit testing (hay dos tipos principales de pruebas de auditoría):

Compliance testing in an audit involves checking that the internal control procedures are being followed correctly, that is, that the organisation is complying with its own controls, including those that are in place because of legal requirements.

Las pruebas de cumplimiento en una auditoría consisten en comprobar que los procedimientos de control interno se están siguiendo correctamente, es decir, que la organización está cumpliendo con sus propios controles, incluyendo los que están en su lugar debido a los requisitos legales.

Substantive testing in an audit involves understanding, documenting and assessing the organisation’s systems of information processing, including accounting information, and internal control. The overall objective is to verify the validity of the amounts recorded in the financial statements so as to determine whether there has been any material misstatement.

Las pruebas de confirmación en una auditoría implican la comprensión, la documentación y la evaluación de los sistemas de la organización del procesamiento de la información, incluida la información contable y de control interno. El objetivo general es verificar la validez de los importes registrados en los estados financieros a fin de determinar si se ha producido algún error material.

Auditing performs an important social purpose, providing assurance to wider society that controls are in place to prevent fraud and error in an organisation’s financial affairs. Auditors are required to be independent both in mind, acting objectively, and in appearance, without bias. Their work is governed by codes of ethics that provide guidance on such matters as dealing with threats to independence.

Auditoría realiza una función social importante, ofrecer garantías a la sociedad en general de que los controles estén en su lugar para evitar el fraude y los errores en los asuntos financieros de una organización. Los auditores están obligados a ser independiente tanto en la mente, actuando objetivamente, y en apariencia, sin prejuicios. Su labor se rige por los códigos de ética que proporcionan orientación sobre cuestiones tales como hacer frente a las amenazas de su independencia.

The International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) is an independent body that produces international standards for auditing and helps to facilitate the convergence of international and national standards. It was founded in 1978, and aims to enhance the quality of auditing practice throughout the world. The standards that the IAASB issues are International Standards on Auditing (ISAs). They are developed through a process of research and consultation that includes asking for public comment and discussion at IAASB meetings that are open to the public.

El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB) es un organismo independiente que produce normas internacionales de auditoría y ayuda a facilitar la convergencia de las normas internacionales y nacionales. Fue fundada en 1978, y tiene como objetivo mejorar la calidad de la práctica de auditoría en todo el mundo. Las normas que emite el IAASB son las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). Se desarrollan a través de un proceso de investigación y consultas que incluye solicitando comentarios del público y la discusión en las reuniones del IAASB que están abiertas al público.

Fuentes: curso de gestión económico financiera e Internet.