Existencias, también llamadas stocks o inventario, es el capítulo más importante a la hora de calcular el resultado de tu negocio, si es que tu actividad es la compra venta de algún producto, y necesitas un almacén porque acumulas mercancía que luego tienes que vender. El control de dicho almacén y su valoración será una cifra tan importante, como influyente en el resultado de tu actividad empresarial o profesional. Un concepto básico que siempre hay que recordar es que la mercancía que compras y que guardas en tu almacén, hasta que la vendes no es gasto, es decir, no disminuye el resultado de tu actividad.Dicho de otro modo, la compra se registra como gasto, pero al final del periodo en el que estás calculando el resultado, hay que hacer un ajuste llamado Variación de Existencias por el que aumentas el resultado en el valor de las existencias que tienes en el almacén (la regularización de existencias es una forma de ajustar el beneficio) normalmente a un método de valoración llamado precio medio ponderado o FIFO. Por ejemplo, si compras mercancías por 1.000 euros y no las vendes, el resultado es cero, y no es una pérdida de 1.000 euros ¿es sencillo verdad? Pues este punto es el caballo de batalla de todas las empresas, también de las grandes multinacionales.
Las cuentas de los subgrupos 30, 31 y 32 figurarán en el activo corriente del balance y sólo funcionarán con motivo del cierre del ejercicio. Su movimiento será el siguiente: al cierre del ejercicio se abonarán por el importe del inventario de existencias iniciales, con cargo a las cuentas 610, 611 ó 612. Se cargarán por el importe del inventario de existencias finales del ejercicio que se cierre, con abono a las cuentas 610, 611 ó 612. Tienes ejemplos del grupo 3 en la siguiente web contable.
Las cuentas de los subgrupos 33, 34, 35 y 36 figurarán en el activo corriente del balance y sólo funcionarán con motivo del cierre del ejercicio. Su movimiento será el siguiente: al cierre del ejercicio se abonarán por el importe del inventario de existencias iniciales, con cargo a las cuentas 710, 711, 712 ó 713. Se cargarán por el importe del inventario de existencias de final del ejercicio que se cierre, con abono a las cuentas 710, 711, 712 ó 713. Aquí tienes más ejemplos del grupo 3 exixtencias.
La valoración de las existencias por su coste de producción se produce en el caso de que sea la propia empresa la que realiza la fabricación de productos, a partir de materias primas y otros materiales consumibles. El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, los costes directamente imputables al producto. También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan al período de fabricación, elaboración o construcción, en los que se haya incurrido al ubicar los productos para su venta y se basen en el nivel de utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción.
Las Existencias Finales, su cálculo y valoración: para poder efectuar el asiento de variación por las existencias, hay que proceder al final de cada ejercicio a averiguar las unidades físicas sobrantes de los productos con los que opera la sociedad, hacer un inventario físico y calcular su valor, hay que hacer la valoración de existencias. La operación de conocer el número físico de unidades que no se han vendido o utilizado, no presenta mayor dificultad que su recuento (inventario físico), pero si presenta problema su valoración económica.
Así, el método del Precio Medio Ponderado (P.M.P), es un método a utilizar cuando las partidas no pueden identificarse de forma individualizada, como por ejemplo comprar aceite a granel, frutos secos o café para empaquetar. También cuando los productos que comercializa la empresa tengan una alta rotación y aunque pueden individualizarse, su coste no lo recomienda como son los artículos de un supermercado.
Ejemplo de Precio Medio Ponderado y FIFO: los pasos a seguir para el el método del Precio Medio Ponderado (P.M.P) son los siguientes. Primero, calculamos el total en euros de las partidas compradas, por ejemplo (150 · 35) + (320 · 34) + (100 · 33) + (600 ·35,5) = 40.730 €
Después calcularemos el número de unidades compradas: 150 + 320 + 100 + 600 = 1.170 u.
En tercer lugar, calculamos el precio medio como cociente entre el total de euros y el total de unidades compradas: 40.730 : 1.170 = 34,81 €/u.
Después calculamos el número de unidades en almacén (suponemos que salen 480 y 520 unidades): 1.170 – 480 – 520 = 170 u.
Por lo tanto, el valor en euros de las existencias finales sería: 170 u. · 34,81 € = 5.918,03 €.
Otro método es el FIFO, en castellano P.E.P.S. (primera entrada primera salida, sus siglas inglesas FIFO). Es un método de agotamiento de stock, consiste en valorar las existencias finales a precios recientes, ya que contablemente (no hace falta que sea físicamente) da como primera salida a los artículos que entraron en primer lugar y así sucesivamente según se vayan agotando. En el siguiente enlace tienes un ejemplo de aplicación del sistema fifo.
Otro tema que tenemos que tener en cuenta es el deterioro de valor de las existencias, que surge al comparar el valor contable de las existencias (el obtenido al aplicar cualquier criterio de cálculo ya sea el FIFO o la media ponderada) con el valor razonable (valor en el mercado) al cierre del ejercicio, si éste fuese menor se produce una pérdida que habrá que contabilizar, aquí tienes un ejemplo de valoración y deterioros de los materiales. Las cuentas a utilizar son:
- (693) Pérdidas por deterioro de existencias: que recogerá la cuantía de la pérdida reversible estimada.
- (390) Deterioro de valor de las mercaderías: por el mismo importe de la anterior se colocará en el Activo del Balance restando para así reflejar directamente la pérdida de valor.
- (793) Reversión del deterioro de existencias: se utilizará para cancelar la provisión del año anterior, y por un importe igual a la dotación que se creó.
El proceso contable: una vez calculadas las existencias finales por cualquiera de los métodos, se comparará el valor de éstas con el valor de mercado y si el razonable (mercado) y si éste es menor que el contable se realizará el asiento de pérdida por la diferencia.
Por la creación de la provisión:
(693) Pérdidas por deterioro de existencias a (390) Deterioro de valor de las existencias.
Por su cierre en el siguiente ejercicio:
(390) Deterioro de valor de las existencias a (793) Reversión del deterioro de existencias.
Pérdidas de carácter irreversible: según las normas de registro y valoración 10ª y 12ª del PGC y del PGCPME respectivamente, si las pérdidas fueran de carácter irreversible, incidirán minorando directamente el valor de las existencias. Para realizar la corrección valorativa de las pérdidas irreversibles realizaremos el siguiente asiento:
(61X) Variación de existencias a (3XX) Existencias.
Así, el método del Precio Medio Ponderado (P.M.P), es un método a utilizar cuando las partidas no pueden identificarse de forma individualizada, como por ejemplo comprar aceite a granel, frutos secos o café para empaquetar. También cuando los productos que comercializa la empresa tengan una alta rotación y aunque pueden individualizarse, su coste no lo recomienda como son los artículos de un supermercado.
Ejemplo de Precio Medio Ponderado y FIFO: los pasos a seguir para el el método del Precio Medio Ponderado (P.M.P) son los siguientes. Primero, calculamos el total en euros de las partidas compradas, por ejemplo (150 · 35) + (320 · 34) + (100 · 33) + (600 ·35,5) = 40.730 €
Después calcularemos el número de unidades compradas: 150 + 320 + 100 + 600 = 1.170 u.
En tercer lugar, calculamos el precio medio como cociente entre el total de euros y el total de unidades compradas: 40.730 : 1.170 = 34,81 €/u.
Después calculamos el número de unidades en almacén (suponemos que salen 480 y 520 unidades): 1.170 – 480 – 520 = 170 u.
Por lo tanto, el valor en euros de las existencias finales sería: 170 u. · 34,81 € = 5.918,03 €.
Otro método es el FIFO, en castellano P.E.P.S. (primera entrada primera salida, sus siglas inglesas FIFO). Es un método de agotamiento de stock, consiste en valorar las existencias finales a precios recientes, ya que contablemente (no hace falta que sea físicamente) da como primera salida a los artículos que entraron en primer lugar y así sucesivamente según se vayan agotando. En el siguiente enlace tienes un ejemplo de aplicación del sistema fifo.
Otro tema que tenemos que tener en cuenta es el deterioro de valor de las existencias, que surge al comparar el valor contable de las existencias (el obtenido al aplicar cualquier criterio de cálculo ya sea el FIFO o la media ponderada) con el valor razonable (valor en el mercado) al cierre del ejercicio, si éste fuese menor se produce una pérdida que habrá que contabilizar, aquí tienes un ejemplo de valoración y deterioros de los materiales. Las cuentas a utilizar son:
- (693) Pérdidas por deterioro de existencias: que recogerá la cuantía de la pérdida reversible estimada.
- (390) Deterioro de valor de las mercaderías: por el mismo importe de la anterior se colocará en el Activo del Balance restando para así reflejar directamente la pérdida de valor.
- (793) Reversión del deterioro de existencias: se utilizará para cancelar la provisión del año anterior, y por un importe igual a la dotación que se creó.
El proceso contable: una vez calculadas las existencias finales por cualquiera de los métodos, se comparará el valor de éstas con el valor de mercado y si el razonable (mercado) y si éste es menor que el contable se realizará el asiento de pérdida por la diferencia.
Por la creación de la provisión:
(693) Pérdidas por deterioro de existencias a (390) Deterioro de valor de las existencias.
Por su cierre en el siguiente ejercicio:
(390) Deterioro de valor de las existencias a (793) Reversión del deterioro de existencias.
Pérdidas de carácter irreversible: según las normas de registro y valoración 10ª y 12ª del PGC y del PGCPME respectivamente, si las pérdidas fueran de carácter irreversible, incidirán minorando directamente el valor de las existencias. Para realizar la corrección valorativa de las pérdidas irreversibles realizaremos el siguiente asiento:
(61X) Variación de existencias a (3XX) Existencias.
El control interno de las existencias se consigue controlando todo el inventario permanente, teniendo en cuenta que las existencias iniciales + entradas - salidas nos dan las existencias finales, tenemos que controlar todo el almacén, entradas (solicitudes de compras, autorización, realización de la compra, recepción, registro y contabilización), salidas (lo mismo para las ventas con autorización, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros), y existencias finales (registros de materiales propiedad de terceros almacenados en la empresa, material de la empresa depositado en instalaciones de terceros). También es importante tener contratado un seguro actualizado de las existencias, mantener un stock mínimo de seguridad para no parar la producción, comprobar si hay artículos obsoletos, deteriorados, seguridad contra siniestros, robos, periodicidad de recuentos físicos, y la forma de hacerlos.
Respecto a la gestión financiera del inventario, desde la perspectiva financiera se buscará la reducción de inventarios que limiten los costes. Un indicador global de la gestión de inventarios es el cociente entre el coste de las ventas y la inversión en existencias, que mide su rotación. Este ratio de rotación puede desagregarse por componentes del inventario según el siguiente detalle:
Rotación de materiales = Compras / Existencias materiales.
Rotación de productos en curso = Valor de la producción / Existencias de productos en curso.
Rotación de productos terminados = Coste de ventas / Existencias de producto terminado.
En definitiva, se trata de hacer una buena gestión y optimización del inventario. Espero que os sirva en la gestión de las existencias de vuestros negocios, saludos.
Respecto a la gestión financiera del inventario, desde la perspectiva financiera se buscará la reducción de inventarios que limiten los costes. Un indicador global de la gestión de inventarios es el cociente entre el coste de las ventas y la inversión en existencias, que mide su rotación. Este ratio de rotación puede desagregarse por componentes del inventario según el siguiente detalle:
Rotación de materiales = Compras / Existencias materiales.
Rotación de productos en curso = Valor de la producción / Existencias de productos en curso.
Rotación de productos terminados = Coste de ventas / Existencias de producto terminado.
En definitiva, se trata de hacer una buena gestión y optimización del inventario. Espero que os sirva en la gestión de las existencias de vuestros negocios, saludos.
Fuentes: Ministerio de Economía y Hacienda.
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