Cualquier empresario, en su inicio, encontrará que una de las primeras obligaciones legales de carácter económico que ha de cumplir es la llevanza de la contabilidad. Según el Código de Comercio, los empresarios deben llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones así como la elaboración de balances e inventarios. He encontrado el siguiente enlace sobre la contabilidad mercantil.
La contabilidad es la técnica que se utiliza para producir información cuantitativa relevante expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica, con objeto de facilitar la toma de decisiones. La contabilidad puede suministrar información sobre diferentes unidades económicas, como el individuo, unidades de consumo, organismos públicos, la empresa. Las empresas se pueden clasificar en función del sujeto en:
- Empresas individuales, en las que el propietario es una persona física.
- Sociedades mercantiles, en las que existen varios propietarios o socios que persiguen la obtención de beneficios.
- Empresas no mercantiles, integradas por varios propietarios o socios que no persiguen como objetivo la obtención de beneficios económicos, es decir, no tienen ánimo de lucro.
Toda empresa necesita registrar las operaciones que realiza (con proveedores, entidades financieras, clientes, etc.) de tal forma que pueda, por una parte, conocer en todo momento la composición de su patrimonio y las modificaciones que se producen en el mismo como consecuencia de la actividad que desarrolla y, por otra, informar a aquellos otros agentes que se relacionan con ella (inversores, empleados, sindicatos, prestamistas, proveedores y acreedores comerciales, clientes, gobierno y organismos de naturaleza pública…)
¿Cómo actúa la contabilidad en relación con el patrimonio de la empresa? Al comienzo del ejercicio económico fija el valor inicial del patrimonio, es decir, cuánto tiene y cuánto debe la empresa, es lo que se denomina situación patrimonial al inicio del ejercicio. A lo largo del ejercicio la empresa realiza operaciones de diversa índole (compras, ventas, concesión préstamos al personal, etc.), que se van registrando en la contabilidad. Al finalizar el ejercicio económico a la información inicial se le añade la obtenida por las transacciones u operaciones realizadas a lo largo del ejercicio, obteniendo así el valor final del patrimonio y el beneficio o la pérdida generados por la actividad desarrollada. Esta información, sobre la situación final del patrimonio y del resultado, al cierre del ejercicio es la que se ofrece en las cuentas anuales.
La información contable se destina fundamentalmente a los gerentes y administradores de la empresa, permitiendo la adopción razonable de decisiones, y a terceras personas que tengan relación con la misma, tales como socios o accionistas; potenciales inversores; proveedores, acreedores y prestamistas de la entidad; trabajadores y sindicatos; poderes públicos (obligaciones fiscales, obtención de subvenciones), estadísticos, economistas, bolsas de valores, etc. La información contable se elabora en la contabilidad financiera, cuyo fin es la obtención de las cuentas anuales o estados financieros.
NORMATIVA MERCANTIL DE ÁMBITO ESTATAL
• Código de Comercio.
• Ley de Sociedades Anónimas, Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada modificadas con Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
• Ley de Cooperativas.
• Reglamento del Registro Mercantil.
• Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre.
• Plan General de Contabilidad de PYMES, aprobado por Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre
• Resoluciones del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).
• Órdenes emitidas por el Ministerio de Economía y Hacienda sobre cuestiones contables.
• Consultas resueltas por el ICAC en materia de contabilidad.
• Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Respecto de los cuatro primeros textos, hay que indicar que los mismos, han sido objeto de
diversas modificaciones introducidas por la Ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea.
Se da en materia contable el principio de jerarquía normativa cuya consecuencia inmediata es que las normas de rango inferior no podrán contradecir las de rango superior. Esta jerarquización es la siguiente: en primer lugar, se hallan las normas y principios contables contenidos tanto en el Código de Comercio como en el Ley de Sociedades de Capital. Subordinadas a ellas se encuentran las contenidas en el PGC y en el PGC de PYMES. En un escalón inferior se sitúan las Órdenes Ministeriales de adaptación de la normativa a los distintos sectores. Por último, se encuentran las normas aclaratorias e interpretativas que dicta el ICAC.
Contabilidad formal: Libros obligatorios, llevanza y conservación de libros. Requisitos de los libros. Eficacia probatoria.
Se debe distinguir entre contabilidad formal, que son los libros que deben llevar todos los empresarios y material, que son los principios contables que los Estados deben respetar a la hora de llevar a cabo correctamente una actividad. Los libros obligatorios comunes a todos los empresarios son el libro de inventarios y cuentas anuales que recoge todos los balances anuales que hacen los empresarios, se abre con el balance inventario inicial detallado de la empresa y, al menos con carácter trimestral, se transcribirán los balances de sumas y saldos. También han de figurar el balance inventario de cierre de ejercicio. Además figurarán los documentos que forman las cuentas anuales de la empresa, esto es, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo (si la empresa tiene la obligación de formularlo) y la memoria. Estos últimos documentos forman una unidad; y el libro diario que recoge las operaciones que periódicamente hacen los empresarios. También hay que llevar libros especiales sólo para las sociedades que son personas jurídicas, que para funcionar lo hacen a través de órganos de administración y de la Junta General. Todo lo que decidan éstos se anota en un libro de actas, que narra lo que sucede en las reuniones. Si es S.A., llevarán un libro registro de acciones nominativas, en las que se indica el nombre del socio, del accionista, etc. Las Sociedades Limitadas tienen un libro registro de socios, para que tenga conocimiento de quien integra la Sociedad. Las actas las llevarán todas. Libros voluntarios son el libro Mayor, que desglosa lo que en el diario se anota de forma global. La contabilidad debe llevarla el propio empresario, tanto si es individual con si es Sociedad. Cuando la contabilidad está acabada él mismo debe firmarla, aunque sea un contable o un economista el que la elabore. Si es una sociedad la firmarán todos los administradores. Más información en Libros Empresarios, libros Obligatorios según legislación mercantil o fiscal. Otro enlace interesante es sobre la Ley de Emprendedores: La letra pequeña....la legalización obligatoria de libros de empresarios en formato electrónico.
Conservación: los libros y toda la contabilidad se conservan durante 6 años a partir del último asiento, aunque en el siguiente artículo se detalla con más información estos plazos ¿cuánto tiempo debemos conservar los documentos de la empresa?. El 14 de diciembre de 1998 el TS aclaró que no es obligatorio destruir los documentos después de transcurridos este plazo. Hay documentos que se tienen que conservar de forma permanente.
Valor probatorio: Los libros de comercio y la contabilidad tienen fuerza probatoria, pero esta fuerza probatoria sólo será eficaz en la medida en que la contabilidad como tal y los demás libros de comercio, estén llevados en debida forma, con el cumplimiento total de los requisitos legales, y esto lo establece en cada caso el juzgado. Más detalle en valor probatorio de la contabilidad y libros de comercio y también en valor probatorio de la contabilidad. También he encontrado más información en derecho mercantil.info, 2013, eficacia probatoria libros de contabilidad.
Comunicación y exhibición de libros. Desde el punto de vista doctrinario, por comunicación de los libros de comercio, se entiende el acto mediante el cual se pone a disposición de un interesado, todos los libros, tanto principales como auxiliares, con el objetivo de que por medio de ellos se indague el estado patrimonial y el movimiento de los negocios del comerciante. La exhibición, por su parte, es una institución de carácter procesal, que consiste en poner a disposición los libros de comercio, para que sean considerados solamente en el caso que se ventila y sobre la parte asignada previa y determinada. Generalmente la exhibición se presenta con motivo de un juicio determinado, en el que la ley obliga al comerciante a exhibir sus libros, pero no a trasladarlos fuera de su oficina mercantil, para lo cual, si el Juez de la causa no puede constituir en ella para el examen y compulsa de dichos libros, puede comisionar o exhortar a otro Juez mercantil o civil, para que lo haga en su hogar.Leer más en monografias.com, trabajos contabilidad mercantil.
Contabilidad material: Cuentas anuales.
Entre los principios jurídicos de la contabilidad, están el Principio de claridad: el Código de Comercio que obliga a que la contabilidad sea detallada, minuciosa y respete el plan general de contabilidad, el Principio de exactitud: impuesto también por Código de Comercio en virtud de los cuales las partidas, se valorarán con objetividad y continuidad, pensando que es una empresa en funcionamiento. Se debe tener en cuenta la Ley de Auditoría de Cuentas. Principio de veracidad y prudencia: se declara que los asientos contables deben responder a hechos económicos ciertos y a valoraciones que respeten los precios de adquisición o coste de producción. Principio de responsabilidad: todo empresario es responsable de las consecuencias que se deriven de las normas mercantiles o penales que correspondan a una mala contabilidad o no llevarla. Se considera una quiebra fraudulenta cuando no se lleva contabilidad y culpable cuando se realiza, pero mal. En el Código Penal se contempla el delito en falsedad en documento mercantil, de estafa...
Entre los principios jurídicos de la contabilidad, están el Principio de claridad: el Código de Comercio que obliga a que la contabilidad sea detallada, minuciosa y respete el plan general de contabilidad, el Principio de exactitud: impuesto también por Código de Comercio en virtud de los cuales las partidas, se valorarán con objetividad y continuidad, pensando que es una empresa en funcionamiento. Se debe tener en cuenta la Ley de Auditoría de Cuentas. Principio de veracidad y prudencia: se declara que los asientos contables deben responder a hechos económicos ciertos y a valoraciones que respeten los precios de adquisición o coste de producción. Principio de responsabilidad: todo empresario es responsable de las consecuencias que se deriven de las normas mercantiles o penales que correspondan a una mala contabilidad o no llevarla. Se considera una quiebra fraudulenta cuando no se lleva contabilidad y culpable cuando se realiza, pero mal. En el Código Penal se contempla el delito en falsedad en documento mercantil, de estafa...
Las cuentas anuales deben ofrecer la “imagen fiel” del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica. El término “Imagen fiel”debe entenderse como información relevante y fiable, es decir, información útil, libre de errores materiales, neutral e íntegra. La imagen fiel se consigue cuando se aplican correcta, regular y sistemáticamente los requisitos, criterios y principios contables. Los principios contables son criterios básicos, generalmente aceptados o impuestos por disposiciones legales, en los que se apoya la forma de realizar el registro de las operaciones empresariales. Deben estar claramente definidos. En el ámbito de la contabilidad financiera las cuentas anuales constituyen la culminación del sistema contable. Según la legislación mercantil vigente, las cuentas anuales comprenden los siguientes documentos obligatorios: el balance, la cuenta de pérdidas y
ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo
y la memoria. La legislación mercantil obliga, además, a formular y depositar en el Registro
Mercantil los siguientes documentos: un certificado de aprobación de las cuentas anuales y de la distribución de los resultados, el informe de gestión (no es obligatorio para quienes formulen balance abreviado) no forma parte de las cuentas anuales, aunque es obligatorio para aquellas sociedades que presenten balance, estado de cambios en patrimonio neto y memoria en formato normal; su contenido general es la exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta; el informe de los auditores, cuando la auditoría sea obligatoria. Además, para las Sociedades Anónimas, para aquellas que pueden efectuar el Balance abreviado, la certificación sobre acciones propias. Las cuentas anuales se elaborarán con periodicidad de doce meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución. Son formuladas por los administradores, quienes responderán de su veracidad. El plazo máximo es de tres meses, a contar desde el cierre del ejercicio. Expresarán la fecha de formulación y deberán ser firmadas por todos los administradores de la sociedad. Si falta la firma de alguno de ellos, se debe hacer expresa indicación de la causa, en cada uno de los documentos en que falte. Podemos consultar el siguiente enlace: Documentos a presentar en el Registro Mercantil.
ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo
y la memoria. La legislación mercantil obliga, además, a formular y depositar en el Registro
Mercantil los siguientes documentos: un certificado de aprobación de las cuentas anuales y de la distribución de los resultados, el informe de gestión (no es obligatorio para quienes formulen balance abreviado) no forma parte de las cuentas anuales, aunque es obligatorio para aquellas sociedades que presenten balance, estado de cambios en patrimonio neto y memoria en formato normal; su contenido general es la exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta; el informe de los auditores, cuando la auditoría sea obligatoria. Además, para las Sociedades Anónimas, para aquellas que pueden efectuar el Balance abreviado, la certificación sobre acciones propias. Las cuentas anuales se elaborarán con periodicidad de doce meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución. Son formuladas por los administradores, quienes responderán de su veracidad. El plazo máximo es de tres meses, a contar desde el cierre del ejercicio. Expresarán la fecha de formulación y deberán ser firmadas por todos los administradores de la sociedad. Si falta la firma de alguno de ellos, se debe hacer expresa indicación de la causa, en cada uno de los documentos en que falte. Podemos consultar el siguiente enlace: Documentos a presentar en el Registro Mercantil.
Verificación, auditoría y depósito de cuentas.
La veracidad contable sólo puede ser garantizada mediante la intervención de profesionales cualificados e independientes que tengan la posibilidad de examinar estos documentos y de su concordancia con la contabilidad de la empresa, así como la autenticidad de los datos contables. Están obligadas a auditar sus cuentas anuales aquellas sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: a) que el total de las partidas del activo supere los 2.850.000 euros; b) que el importe neto de su cifra anual de negocios supere los 5.700.000 euros; c) que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea superior a 50. Más información aquí.
El Código de Comercio recoge el deber del empresario de formular, al cierre de cada ejercicio, las cuentas anuales de su empresa, formadas por el balance que refleja la situación patrimonial y financiera de la compañía al final del ejercicio, que normalmente coincidirá con año natural y, por tanto, su cierre será a 31 de diciembre; la cuenta de pérdidas y ganancias describe no ya simplemente el resultado del ejercicio sino los componentes positivos y negativos que han formado ese resultado, de modo que a través de ese documento uno puede conocer la forma en que se ha obtenido dicho resultado. El estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, y la memoria completa, amplía y comenta con las explicaciones oportunas la información obrante en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Tengan en cuenta que todos esos documentos forman una unidad y se dirigen a mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Deben ser redactados de conformidad con lo
previsto en el Código de Comercio, en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital y en el Plan General de Contabilidad.
Se aumentan las cifras para poder confeccionar el Balance, Memoria y Estado de cambios en el patrimonio neto en la modalidad abreviada: podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
a) Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.
Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.
No he encontrado cambios en los límites para formular la cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada, las sociedades que en la fecha de cierre de dos ejercicios consecutivos no excedan dos de los tres límites siguientes: Cifra de negocios …. 22.800.000 euros, Total activo ……..…. 11.400.000 euros, Número de trabajadores 250 según la Ley de Sociedades de Capital.
En la actualidad el Registro Mercantil es registro de personas y actos, personas: todos los que son empresarios, actos: los que expresamente se determinan en las leyes y en los reglamentos. Hay una ampliación de sujetos:
- Optativos: Empresarios individuales: inscriben a su voluntad, potestativamente.
- Obligatorios: Sociedades mercantiles, Entidades de crédito y seguros. (Caja de ahorros, cajas rurales y mutuas de seguros), Agrupaciones de interés económico, Instituciones de inversión colectivo. No tienen acceso las sociedades civiles.
Los libros obligatorios cuya legalización hay que realizar en el Registro Mercantil anualmente son un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario. Por otro lado, aunque no se trate de libros contables, debo indicarles que tienen la obligación de legalizar un libro de actas en el que hacer constar los acuerdos de la junta general y del consejo de administración, si lo hubiera, además de un libro registro de socios en las limitadas. Novedades: Desaparece el formato manual para los libros obligatorios del empresario. Otro enlace con estas novedades es la nueva obligación de legalizar los libros mercantiles por medios telemáticos.
¿Y las cuentas anuales, cuándo se envían al Registro Mercantil? Si el ejercicio económico de su empresa coincide con el año natural, ustedes, como administradores, deberán formular las cuentas antes del 31 de marzo y convocar a la junta general de socios, que deberá reunirse antes del 30 de junio, para someterlas a su aprobación. Luego han de depositarlas en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde la fecha de aprobación. Hoy día se pueden enviar por Internet con certificado digital a través del enlace Registradores.org, Deposito de cuentas anuales.
En resumen, en general, el diario y los inventarios y cuentas anuales se presentan en abril y las cuentas anuales se vuelven a presentar en julio. Más información en Registro mercantil, legalizacion de libros. Para el depósito de las cuentas tenéis más información en Registro mercantil, depósitos de cuentas.
¿Y qué puede ocurrir si no las depositamos? De entrada se producirá el cierre registral mientras persista ese incumplimiento. Ello supone que su empresa no podrá inscribir ningún documento salvo contadas excepciones, como el cese o dimisión de administradores, la revocación de poderes, la disolución de la entidad o los que pueda ordenar el Juzgado. Además, corren el riesgo de que se imponga a su empresa una multa que puede ir de 1.200 a 60.100 euros según la dimensión de la sociedad infractora. Por estos motivos es interesante el siguiente enlace donde nos hacen un RECORDATORIO: DEPÓSITO DE CUENTAS EN EL REGISTRO MERCANTIL.
Enlaces de Interés:
Legalización de libros.
Información sobre las cuentas anuales.
Cuentas anuales para las microempresas ¿sí o no?
Novedades en presentación de Cuentas Anuales.
Novedades en la presentación de las Cuentas Anuales.
Consejos para la presentación de las cuentas anuales de la empresa.
Principales Novedades de la Ley de Apoyo a los Emprendedores.
Adiós al papel: los trámites en los Registros se efectuarán con procedimientos electrónicos.
Hacienda prepara una modificación parcial del sistema de tributación por módulos.
Para terminar, he encontrado un enlace donde se compara la legislación mercantil con la legislación fiscal, y vemos claramente que hay diferencias, ya que según el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (legislación fiscal) ya empieza a distinguir entre empresarios de distintos tipos y así en su artículo 68, dice: los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del régimen de estimación directa estarán obligados a la llevanza de los Libros señalados en el apartado anterior." Y en el párrafo anterior se especifican los siguientes libros: libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos, libro registro de bienes de inversión, por ello en Navarra se presenta ante la Hacienda Foral el modelo 04 que es la comunicación de los libros obligatorios. El enlace con los cuadros comparativos es: Existen contradicciones entre los libros que debe llevar un empresario según hablemos de legislación mercantil o fiscal. Respecto al régimen de módulos: el régimen de módulos sufrirá nuevas restricciones en 2014.
Espero que os sirva para la gestión contable de vuestro negocio y me gustaría actualizar éste artículo con vuestras opiniones y comentarios, ya que continuamente hay muchos cambios legales, como las nuevas obligaciones contables europeas que se aplicarán a las pymes. por ello, espero comentarios que actualicen y modifiquen dicho artículo. Saludos.
Fuentes: Guía jurídico mercantil del empresario de la Confederación de Empresarios de Navarra, Ministerio de Economía y Hacienda, Registro Mercantil de Navarra e Internet.
No hay comentarios:
Publicar un comentario