Cómo archivo papeles.

Normalmente, el autónomo no gestiona los papeles, es decir, no gestiona la documentación que se genera en el día a día en su actividad empresarial. Como mucho la guarda en una carpeta o en una bolsa que luego entrega al gestor al que ha contratado para que le “lleve los papeles”, es decir, le realice los trámites legales, tanto fiscal como laboral si tiene algún empleado. La burocracia vuelve lodo al autónomo, le supera, le desborda. Por eso, aquí os dejo unos consejos para guardar la documentación.

¿Cómo archivar la documentación? Los documentos más importantes que a diario pasan por las manos de un autónomo son:

a) Facturas recibidas de proveedores y acreedores.

b) Facturas emitidas a tus clientes.

c) Extractos bancarios y documentos justificativos de los movimientos bancarios.

d) Empleados (si los tienes): documentación del Alta, listado mensual de costes de personal, las nóminas y documentos de seguridad social como los TCs.

e) Si vendes productos, un informe de control de existencias con los movimientos de productos y su valoración el último día de mes.

El archivo de todos los documentos es un capítulo muy importante dentro de una organización empresarial. Paradójicamente, no se le da la importancia debida. Sin embargo, hacienda y seguridad social tienen cuatro años para llamarnos y exigirnos le entreguemos la documentación. Por tanto, hay que tener rigor en cumplir con el método de archivo elegido. No solo es útil para entregarlo si un organismo lo solicita, sino para no perder tu propio tiempo buscando información que puedas necesitar para la toma de una decisión empresarial.

¿Cómo archivar? Depende de las particularidades de cada negocio, pero en general debe archivarse así:

FACTURAS EMITIDAS: en una carpeta de anillas (az o carpesano). Tienes dos opciones:

a) Por número de Factura si registras las factures en un programa informático o en una excel que te permita consultar el número de la factura de un determinado cliente. Se archiva dejando la última factura arriba, es decir, de más actual a menos actual, por lo que cuando abres la carpeta de anillas, ves la última factura emitida y detrás de ella las siguientes facturas en descenso del número de factura.

b) Por orden alfabético del Nombre Fiscal del cliente. Dentro de la carpeta debes tener un índice alfabético. La referencia del nombre del cliente es el primer apellido en las personas físicas y la primera letra del nombre fiscal en las SL o SA o CB o SC.

FACTURAS RECIBIDAS: por orden alfabético del Nombre Fiscal del proveedor. Dentro de la carpeta debes tener un índice alfabético. La referencia del nombre del cliente es el primer apellido en las personas físicas y la primera letra del nombre fiscal en las SL o SA o CB o SC.

También otros profesionales piensan que se pueden guardar por orden correlativo, por el número asignado en la contabilidad del 1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan.

BANCOS: hay dos tipos de archivos:

1) Extractos bancarios: en una carpeta de anillas pequeña se archivan todos los extractos de todas las cuentas, separadas por un separador de cartulina, papel o plástico. Se archivan de fecha más actual (se ve al abrir la carpeta de anillas) a más antigua. Comprobar que están todas las fechas de la siguiente manera: comprobar que el saldo final de un extracto coincide con el saldo inicial del siguiente extracto.

2) Documentos o justificantes bancarios: Se archivan todos juntos ordenados por fecha de operación (no por fecha valor) y en el mismo orden que aparecen los importes en el extracto bancario.

CAJA: los movimientos de Caja se registran en una hoja Excel o manual o en un Libro que venden en librerías. Los justificantes de los movimientos de la caja se archivan en una carpeta de anillas de fecha más actual (se ve al abrir la carpeta de anillas) a más antigua.

ANUAL: en una carpeta por cada año se archivan:

1) IMPUESTOS: se archivan por cada modelo y de más actual a menos actual.

2) DOCUMENTOS DE HACIENDA: se archivan con cada modelo del cual nos requieren, o la solicitud de aplazamiento y los posteriores documentos que nos envían relacionado con el mismo.

3) Cualquier otro documento que consideres puedes necesitar consultar y no esté ya archivado en uno de los archivos anteriores. Puedes dejar una fotocopia de cualquier documento que consideres.

PERMANENTE: en una carpeta normal se archivan todos aquellos documentos que permanecen vigentes a lo largo de la vida de la empresa. Por ejemplo, el 036 de alta de la actividad en hacienda, la licencia de apertura, el alta de tasas de basura, el alta de autónomo, el alta de centro de trabajo, las pólizas de seguros, alta en cualquier registro de la administración pública, alta en asociaciones, contratos con bancos, pólizas de préstamo, escrituras, etc.

INMOVILIZADO: son las facturas del inmovilizado de la empresa. Estas facturas no van en el archivo de Facturas Recibidas sino que van en este archivo independiente porque hacienda las puede requerir para justificar el gasto llamado amortización.

OTROS: una carpeta o un AZ por cada tema que consideres merece un archivo permanente independiente. Guárdalo en el año de resolución de ese tema. Ejemplo, JUICIOS, tener una carpeta por cada uno de ellos y cuando finaliza, archivarlo en el año de resolución del mismo. Ejemplo, por impago de un cliente.

ABOGADOS, ADMINISTRACIÓN, o cualquier tercero: cuando haya que entregar documentación a cualquier tercero que tenga que quedar fuera de la empresa un tiempo, hacer siempre una COPIA de toda esa documentación para dejarla en la empresa y saber qué les hemos entregado.

Hoy día con la factura electrónica se reduce la documentación en papel, por lo que nuestro archivo lo tendremos en carpetas en un servidor, ordenadas de la misma forma que el archivo en papel. Espero que os sirva para encontrar los papeles que necesitas, saludos.

Fuentes: organizar el archivo de los documentos de una empresa y ¿CÓMO ORGANIZAR Y GESTIONAR LA DOCUMENTACIÓN DE SU EMPRESA?