Cómo hacer presupuestos.

Pasos para hacer un presupuesto financiero: una empresa define su marco estratégico para un periodo temporal determinado y como consecuencia de ese marco estratégico se establecen una serie de planes de actuación para su consecución. La traducción a euros de los citados planes de actuación conforma la base para la planificación económico-financiera de una empresa. La planificación económico-financiera se plasma en un documento llamado presupuesto.


Planificación a largo plazo => Planificación estratégica.

Planificación a corto plazo => Planificación operativa => Plan de ventas, Plan de RRHH, Plan de inversiones, Plan de financiación => Presupuesto => Presupuesto de tesorería + Estados contables provisionales (balance, cuenta de resultados, presupuesto de tesorería).

Lo habitual es partir de la previsión de la cifra de ventas, realizándose dicha previsión sobre la base de los datos históricos y la evolución prevista del mercado. Sin embargo, pudiera ocurrir que el punto de partida sea otra variable distinta. Por ejemplo, si nos encontramos en una actividad empresarial donde está previsto que el mercado absorba toda la capacidad de producción de la empresa, el factor determinante en el inicio de los presupuestos sería la capacidad máxima de producción de fabricación.

En segundo lugar se procede a elaborar los denominados Presupuestos Operativos:

• Presupuesto de Compras y Producción, que responde a las siguientes preguntas: para alcanzar el volumen de ventas previsto, ¿cuál es el importe de compras necesario?, ¿cuál es el importe necesario de existencias en almacén?

• Presupuesto de Gastos Variables. Si, por ejemplo, una parte de la producción o de la prestación del servicio es objeto de subcontratación con terceros, debemos responder a la siguiente pregunta: ¿cuál es el volumen de subcontratación necesario para alcanzar el volumen de ventas previsto?

• Presupuesto de Gastos Fijos. En este presupuesto se cuantificará el importe de los distintos gastos fijos, aquellos que no varían con el volumen de actividad que tiene la empresa. Es decir, ¿cuánto es el gasto estimado de alquileres, del coste de la asesoría...?

• Presupuesto de Gastos de Personal. En este presupuesto se cuantificarán las necesidades de personal directo e indirecto, los distintos niveles salariales y, consecuentemente, el importe en euros del gasto de personal previsto.

Se procederá a identificar y cuantificar las inversiones necesarias para alcanzar el volumen de ventas previsto. En definitiva, se responderá a la siguiente pregunta: ¿con mi actual equipamiento productivo puedo hacer frente al volumen de ventas estimado o, por el contrario, debo ampliarlo?

Este presupuesto además de por el volumen de ventas estimado, también viene condicionado por el planteamiento estratégico de la empresa en materia de inversiones. Es decir, en la definición estratégica se ha podido identificar la necesidad de disponer de un equipamiento tecnológicamente puntero, por lo que si bien el actual nivel de equipamiento pudiera responder a las necesidades previstas de producción, la política definida de renovación y actualización continua de los equipamientos de la empresa puede dar lugar a la necesidad de contemplar inversiones adicionales.

En el Presupuesto de I+D+i cuantificaremos los gastos e inversiones necesarios para dar cumplimento al Plan de Innovación definido por la empresa.

Como resultado de los anteriores presupuestos y de la estimación del volumen de ventas se generará:

Cuenta de Resultados: la cuenta de resultados muestra el resultado que se tiene previsto obtener y la composición del mismo. La cuenta de resultados se formará a partir del volumen de ventas estimado, de los Presupuestos Operativos, del Presupuesto de I+D+i y de la amortización que se desprende del Presupuesto de Inversiones.

Presupuesto de Tesorería:  el presupuesto de tesorería nos muestra los cobros y pagos de la actividad y, consecuentemente, el flujo de entradas y salidas de dinero y las necesidades/capacidades financieras de la empresa. El Presupuesto de Tesorería se generará a partir de la cuenta de resultados, excluyendo la amortización contable, del Presupuesto de Inversiones y del Presupuesto de Financiación.

Presupuesto de Financiación: en función del volumen de inversión, de la política retributiva a los socios, de la inversión en I+D+i y de las necesidades que se desprendan del plan de tesorería, se cuantificarán las necesidades financieras tanto de corto como de largo plazo, se identificarán las fuentes de financiación para las citadas necesidades y se cuantificará el coste de las mismas.

Balance: el balance nos muestra la situación patrimonial de la empresa, lo que tengo, lo que debo y a quién se lo debo. El balance se generará a partir del resultado que se desprende de la cuenta de resultados, de los importes pendientes de cobro y pago que se desprenden del Presupuesto de Tesorería, del Presupuesto de Inversiones y del Presupuesto de Financiación.

Cómo hacer un presupuesto: pasos a seguir para llevar su gasto bajo control. Los presupuestos son un mal necesario. Son la única manera práctica de obtener un control sobre sus gastos  y para asegurarse de que su dinero está siendo utilizado como quieres que sea utilizado.

La creación de un presupuesto general, requiere tres pasos:

- Identificar cómo se está gastando el dinero ahora.

- Evaluar sus gastos y establecer metas actuales que tengan en cuenta sus objetivos financieros a largo plazo.

- Seguimiento de sus gastos para asegurarse de que se mantiene dentro de esas directrices.

Utilice el software: si utiliza un programa de finanzas, las herramientas presupuestarias de decisiones integradas pueden crear su presupuesto para usted. Una desventaja de la supervisión de su gasto por el ordenador es que alienta la atención exagerada a los detalles. Determine qué categorías de gasto se puede y se debe cortar.

Tenga cuidado con las fugas de dinero en efectivo: si los retiros del cajero automático se evaporan de su bolsillo sin explicación aparente, es el momento de mantener un mejor control. Tenga cuidado con los lujos disfrazados de necesidades. Si su ingreso no cubre sus costos, entonces algunos de sus gastos es, probablemente, un lujo, incluso si usted lo ha estado considerando como una necesidad real.

Trate de no gastar más del 90% de sus ingresos. De esa manera, usted tendrá el otro 10 % restante para ahorrar. No cuente con ingresos extraordinarios. Al proyectar la cantidad de dinero que usted puede vivir, no incluya el dinero si no está seguro que lo recibirá, como bonos de fin de año, devolución de impuestos o aumentos de la inversión. Es mejor utilizar esos aumentos de ingresos como una excusa para ahorrar más.

Fuentes: Manual de conceptos básicos de gestión económico-financiera para personas emprendedoras.